情報の管理

大きな会議室

名刺の利用は日本のビジネス界においては必須のものであり、誰もが持ち歩いているものです。はじめて会った相手に配るものとして大量に発注して印刷したものを準備しておくのが一般的ですが、それを配った分だけ名刺を手に入れることになり、その管理が大変になります。 名刺の印刷については電子データとして作成したものを紙媒体に印刷するというのが主流です。管理についてこれと逆の方向性のトレンドが生まれてきています。近年のトレンドとして、手に入れた名刺をデータ化して整理する傾向がでてきているのです。受け取った名刺の名前や会社名、連絡先等を電子化して一括管理することによってより扱いやすい情報として活用するようになってきています。

名刺の印刷は印刷業者に依頼することによって容易に達成され、これは古くから行われてきました。管理のための名刺のデータ化については近年のトレンドとしていくつかの方法があります。データをスキャンする企業に依頼してスキャンし、そこから専用のソフトを使ってデータ化を行うという方法や、自分で手入力を行うというのが少し前までのトレンドでした。 最近ではスマートフォンとクラウドサービスを利用する新たなサービスが生まれてきています。スマートフォンを利用して名刺を写真データとして取り込み、それをクラウドサービスを経てデータ化をしてもらうということが可能になっているのです。こういったサービスを受けることによって名刺の写真を撮るだけでデータベース化して管理ができます。